Microsoft использует стандартные опции открытия и сохранения для своих программ Office, так же как они используют стандартные шрифты и стили для своих документов Office. Для большинства людей это нормально, и они просто будут придерживаться настроек по умолчанию. Или они могут даже не знать, что их можно изменить. Некоторые люди предпочитают сохранять все на рабочем столе или на сетевом ресурсе на файловом сервере, чтобы можно было сделать резервную копию в случае сбоя компьютера, поэтому в этом случае они могут захотеть изменить место сохранения по умолчанию с папки "Документы".
Есть много других настроек, которые можно изменить, кроме мест открытия и сохранения файлов. Например, если вы предпочитаете сохранять документы Word в формате .doc, а не .docx также можно изменить тип файла по умолчанию. Некоторые из опций вы, возможно, никогда не найдете причин для изменения, поэтому мы просто обсудим те, которые вы, возможно, захотите изменить.
Чтобы перейти к параметрам сохранения, просто щелкните на вкладке Файл, а затем перейдите к Параметры. Оттуда нажмите на раздел Сохранить слева, и это вызовет следующее окно настроек. Это может отличаться в зависимости от того, какую версию Office вы используете, но должно быть похоже. Имейте в виду, что вам придется сделать это для каждой программы Office по отдельности, например, Word, Excel, PowerPoint и т.д.
Первый раздел мы уже упоминали, и это формат файла по умолчанию. В случае с Microsoft Word по умолчанию .docx, но если вы нажмете на стрелку, чтобы открыть другие варианты, вы увидите множество вариантов, таких как .doc, .dotm, .txt, .rtf, .html и т.д. Скорее всего, не будет причин менять эту настройку, но приятно знать, что она есть.
Далее у нас есть опции автовосстановления, которые используются в том случае, если Office или ваш компьютер сломался, и вы не успели сохранить документ. При открытии Word или Excel, например, после сбоя, вам будут представлены все автоматически сохраненные копии ваших файлов, которые вы можете открыть и начать работу заново. Информация об автовосстановлении каждые __ минут указывает Word, как часто делать фоновое сохранение в случае, если вам нужно вернуться к нему, а расположение файла автовосстановления — это место, где хранится сохраненная резервная копия. После открытия восстановленного файла вам нужно будет сохранить его обычным способом.
Следующий раздел, который мы обсудим, это локальное расположение файлов по умолчанию, которое по умолчанию находится в папке Documents под папкой зарегистрированного пользователя или в данном случае пользователя с именем Owner. Если вы хотите изменить место сохранения документов по умолчанию, вам придется ввести новый путь или перейти к папке, которую вы хотите изменить.
Встраивать шрифты в файл сохраняет или встраивает шрифты, используемые в документе, в файл. Когда вы используете эту опцию и открываете файл на другом компьютере, пользователь на другом компьютере может видеть и использовать шрифты в вашем документе, даже если на его компьютере не установлены такие же шрифты. Этот параметр увеличивает размер файла, поскольку ему приходится встраивать шрифты в файл.
Флажок Embed only the characters used in the document используется для встраивания только тех шрифтов, которые вы действительно используете в документе. Используйте эту опцию для документов, которые другие пользователи планируют только просматривать или распечатывать, поскольку символы и стили шрифтов без вставки недоступны для редактирования.
Опция Не встраивать общие системные шрифты используется, когда шрифты, которые вы используете в документе, являются обычными шрифтами, которые поставляются с Windows и Office и, скорее всего, уже установлены на других компьютерах с тем же программным обеспечением.
Другие варианты могут пригодиться, а могут и не пригодиться, но они предназначены для более сложных сценариев, которые обычному пользователю вряд ли будут интересны. Если вы хотите узнать больше о других параметрах, просто нажмите на кнопку ? рядом с кнопкой закрытия окна X в правом верхнем углу окна.