Основы Microsoft Word — создание, форматирование, печать и сохранение документов

Узнайте, как создать, отформатировать, распечатать и сохранить документ Microsoft Word

Microsoft Word — самая популярная программа обработки текстов, используемая сегодня. Программа используется во всем мире и доступна на многих языках. Поскольку Microsoft производит и Word, и Windows, вы можете понять, почему она так широко используется. Существует даже версия, работающая на операционных системах Macintosh и Linux. Конечно, Word — не единственная программа для обработки текстов. Существуют и другие приложения, такие как WordPerfect, Google Docs, Open Office и многие другие.

Если вам нужно создать простой документ, такой как письмо или резюме, то их довольно легко создать без серьезных изменений. В этом руководстве мы рассмотрим, как создать документ, выполнить простое форматирование, сохранить и распечатать документ. В этом руководстве используется Word 2016, поэтому, если у вас другая версия, она может немного отличаться.

Навигация по Word
Сначала мы рассмотрим элементы ленты, доступные вам в Word. Лента — это графическое представление того, что можно сделать с помощью пунктов меню в старых версиях Word. Лента разделена на вкладки, которые соотносятся с различными функциями, которые вы можете выполнять в Word, такими как добавление изображений, форматирование текста и настройка макета страницы. Эти функции объединены в группы, которые обозначены в нижней части каждого раздела. Например, на вкладке "Главная" область, где вы изменяете настройки шрифта, называется группой "Шрифт".

Первая вкладка — это вкладка "Главная", где можно изменить шрифт и размер шрифта, сделать слова жирными, центрированными или подчеркнутыми, а также изменить буквенные символы. Как вы видите, в разделе "Абзац" вы можете добавить нумерованные и маркированные списки, а также изменить выравнивание текста по центру, справа или слева от страницы, а также выравнивание по вертикали. Существует также функция поиска и замены, которую можно использовать на вкладке "Главная". Как вы можете видеть, на панели инструментов есть много кнопок/значков на выбор. Если вы наведете курсор мыши на элемент панели инструментов, появится всплывающая подсказка, объясняющая, для чего используется эта кнопка.

Далее находится вкладка Вставка, и здесь вы можете вставлять в документ рисунки, таблицы, клипарты, фигуры, видео, ссылки на веб-страницы и другие элементы. Здесь также можно добавить заголовки, колонтитулы и номера страниц в документ. А если вы хотите проявить фантазию, то можете даже вставить математические уравнения. Вкладка "Вставка" — это также место, где можно добавить комментарии к определенным областям документа.

Вкладка "Оформление" используется для изменения тем, которые применяются к вашему документу, что позволяет изменить такие параметры, как шрифт, размер шрифта, внешний вид заголовка и шапки, а также настройку абзацев. Вы можете выбрать одну из предопределенных тем или просто изменить цвет или шрифт. Если вы хотите добавить водяной знак в документ, изменить цвет страницы или добавить рамку страницы, вы можете сделать это здесь.

Далее находится вкладка Макет, где можно изменить параметры макета страницы. Вы можете изменить поля, ориентацию страницы, размер страницы, а также создать колонки и разрывы страниц. На вкладке "Макет" можно также изменить отступ страницы и межстрочный интервал. Если в документе есть объекты, такие как изображения, вы можете настроить положение изображения объекта и обвести текст вокруг объекта.

Вкладка Ссылки используется для добавления источников информации в документ, добавления оглавления или указателя, создания библиографии, вставки подписей и маркировки цитат. Эта вкладка в основном используется для людей, пишущих книги или статьи, где необходимо приводить ссылки и т.д.

Если вам нужно сделать что-то вроде слияния писем, когда вы отправляете один документ нескольким людям, или создать этикетки или конверты, вы можете сделать это на вкладке "Рассылки". Вы также можете запустить мастер слияния писем, который шаг за шагом проведет вас через весь процесс создания слияния писем.

Вкладка "Рецензирование" — это место, где можно проверить орфографию и грамматику, если вы не хотите исправлять ошибки, отмеченные красным или синим подчеркиванием по мере набора документа, а предпочитаете делать это сразу в одном месте. Если вы хотите просмотреть информацию о том, сколько слов содержится во всем документе или, например, только в абзаце, вы можете увидеть эту информацию, а также страницы, строки и абзацы, которые содержит ваш документ. Есть также раздел для добавления комментариев и отображения существующих комментариев, если они у вас есть. Если ваш документ просматривают несколько человек, вы можете отслеживать изменения, а также принимать и отклонять их. Раздел "Сравнить" позволяет сравнить два разных документа, чтобы увидеть, чем они отличаются друг от друга. А если вы хотите защитить документ от редактирования, это тоже можно сделать.

Вкладка Вид позволяет определить, как документ будет отображаться на экране. Существует множество видов просмотра, таких как режим чтения, макет для печати и веб-макет, и каждый из них отображает документ по-разному. Если вы хотите добавить такие инструменты, как линейка или линии сетки, вы можете включить их отсюда. Также можно увеличивать и уменьшать масштаб, показывать документ в виде одной или нескольких страниц, в зависимости от того, что вы предпочитаете.

Создание нового документа
Чтобы создать новый документ Word, просто нажмите Файл, затем Новый или кнопку Новый пустой документ в левом верхнем углу, если она доступна. Если вы перейдете в меню Файл и Новый, вы получите больше возможностей по сравнению с кнопкой панели инструментов Новый пустой документ. В Word есть встроенные шаблоны, которые можно использовать для начала создания различных типов документов.

Форматирование документа
В процессе набора текста вы можете захотеть сделать так, чтобы разделы вашего документа выделялись на фоне остальных. Это можно сделать, выделив слова жирным, подчеркнутым, курсивом или цветом. Для этого просто выделите слово или слова и нажмите на соответствующую кнопку на вкладке Главная. Вы заметите, что здесь есть буквы B, I и подчеркнутая U для полужирного, курсивного и подчеркивания. Есть также кнопка с буквой A, в раскрывающемся списке которой можно выбрать цвет шрифта. Рядом с буквой A есть возможность выделения текста, чтобы он действительно выделялся.

Если вы хотите выровнять текст по правому, левому, центральному или выровненному краю, это можно сделать одним щелчком мыши. Просто выделите текст и выберите одну из кнопок выравнивания на вкладке Главная в группе Абзац, которая соответствует тому, что вы хотите сделать. Кнопки выравнивания текста выглядят как строки текста, расположенные друг над другом.

В Microsoft Word также есть хорошая функция для создания нумерованных или маркированных списков, если вы хотите организовать информацию в виде списка или оглавления. Есть кнопка для нумерованных списков, на которой обозначены 1, 2 и 3, а рядом с ней — кнопка для маркированных списков, на которой обозначены 3 пули. Эти функции можно настроить, нажав на стрелку вниз рядом с типом списка, который вы хотите изменить, и изменив его в соответствии с вашими потребностями.

Если вы допустили ошибку, например, удалили текст или хотите отменить изменение форматирования, вы можете нажать на кнопку "Отменить", которая выглядит как стрелка, направленная влево, на панели инструментов над лентой. Быстрый способ — нажать Ctrl-Z на клавиатуре. Вы также можете повторить изменения, используя стрелку с правым углом на панели инструментов.

Word использует те же функции вырезания, копирования и вставки, что и большинство других программ Windows, поэтому если вы хотите добавить текст или изображения из других документов, вы можете просто скопировать и вставить их прямо в word. Эти параметры доступны на вкладке Главная в группе Буфер обмена. Конечно, вы также можете использовать стандартные клавиши Ctrl-C для копирования и Ctrl-V для вставки.

Когда вы закончите работу над документом и захотите распечатать его или отправить по электронной почте, воспользуйтесь программой проверки орфографии и грамматики, чтобы убедиться в отсутствии ошибок. По умолчанию Word проверяет орфографию по ходу работы, подчеркивая слова с ошибками красным цветом, а грамматические ошибки — синим. Чтобы проверить весь документ, просто перейдите на вкладку Рецензирование и нажмите на кнопку Орфография и грамматика, над которой стоит галочка и буква ABC. Мы заметили, что Word предлагает грамматические изменения, которые могут быть неправильными или не иметь особого смысла, поэтому вы можете просто игнорировать их. Во время проверки орфографии вы можете попросить word исправить все случаи неправильного написания слова, нажав на Изменить все, или проигнорировать все случаи, нажав на Игнорировать все, чтобы ускорить процесс. Если вы не хотите, чтобы слово было помечено как неправильное, нажмите кнопку Добавить.

Печать документов
Печать из Word — очень простой процесс, при условии, что у вас есть принтер, на который можно печатать! Возможно, вы захотите просмотреть документ перед печатью, чтобы убедиться, что все выглядит так, как вы хотите. В процессе работы над документом есть несколько способов просмотреть его, например, изменить размер в процентах с помощью функции "Масштаб" на вкладке "Вид". Вы можете использовать один из предопределенных размеров или ввести в поле любой процент, который вы хотите. Еще один прием, который работает со многими программами Windows, — удерживать нажатой клавишу Ctrl и прокручивать колесико мыши, чтобы увеличить или уменьшить масштаб. На вкладке Вид у вас есть возможность выбрать макет, который вы хотите использовать, например, чтение, веб, печать, набросок и черновик.

Чтобы получить общее представление о том, как будет выглядеть документ после печати, можно щелкнуть на значке предварительного просмотра печати, который выглядит как лист бумаги с лупой, если он добавлен на панель инструментов быстрого доступа. Эта опция также доступна в меню Файл, когда вы переходите к печати. Вы можете увеличивать и уменьшать масштаб документа, а также прокручивать страницы вверх и вниз. После завершения предварительного просмотра нажмите стрелку назад, чтобы вернуться на главную страницу. Если все выглядит хорошо, и вы хотите распечатать документ, то все, что вам нужно сделать, это нажать на кнопку печати на панели инструментов быстрого доступа, если она у вас есть, или перейти на вкладку Файл, а затем на Печать, чтобы распечатать документ. Есть одна очень важная вещь, которую нужно знать о кнопке печати. Когда вы нажмете на кнопку быстрого доступа к печати, она распечатает все страницы на вашем принтере по умолчанию. Вам не будет предложено выбрать принтер или указать Word, какие страницы вы хотите напечатать. Чтобы получить эти опции, нажмите на меню Файл, а затем Печать.

Теперь вы сможете выбрать другой принтер, если у вас их несколько, а также выбрать, какие страницы вы хотите распечатать. Вы также можете перейти к свойствам принтера, чтобы внести любые изменения в способ печати, прежде чем продолжить работу. Здесь также можно выбрать количество копий документа для печати, а также изменить другие параметры.

Сохранение документов
Если вам нужно сохранить документ, чтобы иметь к нему доступ позже или отправить его кому-то другому, Word делает этот процесс очень простым. Если вы привыкли сохранять файлы в других программах Windows, то в Word этот процесс практически аналогичен. На панели инструментов есть кнопка Сохранить, которая выглядит как дискета. Вы также можете перейти к опции сохранения из меню Файл. Если вы хотите сохранить копию документа под другим именем, выберите опцию Сохранить как в меню Файл. Это позволит вам иметь 2 копии одного и того же документа, но с разными именами, или сохранить файл в виде различных типов, таких как html-документ или текстовый документ.

В диалоговом окне сохранения вы можете перейти к месту сохранения документа. Чаще всего по умолчанию используется папка "Мои документы". В поле Имя файла введите имя вашего документа. Если вы хотите создать новую папку для хранения документа, нажмите кнопку Новая папка в левом верхнем углу.

Теперь вы знаете, как создать, отформатировать, распечатать и сохранить базовый документ Microsoft Word. Помните, что если вам нужно узнать, как сделать что-то в Word, воспользуйтесь функцией помощи!

Оцените статью
Добавить комментарий